Competencias indispensables para una Secretaria Ejecutiva

En esta oportunidad quiero dejarte las características o competencias conductuales requeridas para el puesto de secretaria ejecutiva. Espero que te sea útil para pensar la tarea y analizar que cualidades están en vos y cuales aun podés desarrollar.

• MANEJO DE LA AGENDA
• SOPORTE AL EJECUTIVO
• MANEJO DE LA TECNOLOGÍA EN LA OFICINA
• PREPARACION Y COORDINACION DE REUNIONES
• COMUNICACIÓN EFECTIVA Y EFICIENTE
• ORGANIZACIÓN DE LA OFICINA
• RESOLUCION DE PROBLEMAS
• IMAGEN Y COMPORTAMIENTO PROFESIONAL
• DESARROLLO PROFESIONAL
• ATENCIÓN A MÚLTIPLES DIRECTIVOS O GERENTES
• GESTIÓN DE TAREAS Y PROYECTOS CON SU RESPECTIVO SEGUIMIENTO
• BUENA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Tareas y organización responsable

• Si atendés a más de un gerente, podés tener un color diferente de carpetas para cada uno.
• Utilizá también el sistema anterior para clasificar distintas categorías de archivos; por ejemplo, proveedores y clientes.
• Colocá bandejas de entrada/salida de documentación y control regularmente
• No permitas que sobre tu escritorio se coloquen cosas y papeles. sino en las bandejas de entrada/salida. Otorgá prioridad, delega y despacha los ítems según sea necesario
• Utilizá el discado rápido en tu teléfono y lo mismo en el de tu asistido. Prepará un listado de nombres y teléfonos para visualizar rápidamente.
• Mantené siempre organizado y prolijo tu escritorio.
• Coloqá las cosas que más utilices al alcance de la mano.
• Revisá las tareas del día, priorizá las actividades y dejá los útiles necesarios al alcance. Guardá todo aquello que no vayas a utilizar
• Un escritorio desordenado indica falta de foco y de control.
• No es lo mismo parecer ocupada que productiva.
• Sacá ventaja siempre del tiempo y el espacio.

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